CHAPITRE 3
Les inventaires physiques
Aux termes de l’article 17 de la loi comptable [1]
l’opération d’inventaire doit être réalisée, au moins une fois par exercice, à
l’effet de vérifier l’existence des éléments d’actifs et de passifs et de s’assurer
de leur valeur.
Les
entreprises doivent dresser, au moins une fois par an, un inventaire de leurs
éléments actifs et passifs.
Au
sens juridique, l’inventaire est un document donnant l’état descriptif et
estimatif du patrimoine d’une entreprise.
Sur
le plan comptable, l’inventaire nécessite des travaux comptables (d’analyse, de
rectification et de redressement) et des travaux extracomptables (d’inventaires
physiques).
Outre
leur caractère légal et obligatoire, les inventaires physiques présentent, du
point de vue de la gestion courante des entreprises, la meilleure sécurité pour
la conservation du patrimoine et la fiabilité de la
comptabilité.
Les
inventaires physiques portent sur :
1.
Les stocks : valeurs d’exploitation.
2.
Les immobilisations.
3.
Les valeurs disponibles (caisse, effets à recevoir, chèques en caisse et titres
en porte feuille).
4.
Les divers stocks (fournitures de bureau).
Ces
inventaires ont lieu à la date de clôture à moins que l’entreprise ne tienne un
inventaire permanent fiable de l’élément inventorié.
Les
entreprises, qui tiennent un inventaire permanent, peuvent dresser leur
inventaire physique à une date autre que la date de clôture.
Pour
ces entreprises, un inventaire physique de chaque élément doit avoir lieu au
moins une fois par an. Cet inventaire peut être tournant c’est-à-dire accompli
au fur et à mesure, article par article, et non d’une façon globale et
simultanée pour l’ensemble des éléments en stocks.
L’inventaire
tournant doit bien entendu porter une ou plusieurs fois, dans l’intervalle
d’une année au maximum, sur l’ensemble des éléments existants en stocks.
Les
entreprises peuvent aussi combiner l’inventaire intermittent avec l’inventaire
tournant : ces entreprises limitent l’inventaire à la date de clôture aux
éléments des stocks les plus importants et significatifs.
Les
éléments de moindre importance sont inventoriés physiquement en cours
d’exercice.
Leur
inventaire à la date de clôture est établi à partir des fiches d’inventaire
permanent.
Les
différents inventaires physiques doivent être organisés au préalable par des
instructions d’inventaire écrites pour leur assurer un déroulement
satisfaisant.
Il
est important que les instructions d’inventaire soient établies et communiquées
aux différents intéressés (personnel de l’entreprise, commissaire aux comptes)
suffisamment à l’avance.
Les
instructions doivent être claires et précises. Elles organisent les problèmes
suivants :
Désignation d’un responsable :
1. Inventaire physique
1.1. Organisation de la prise d’inventaire
•
Date
•
Lieu
•
Catégories de stocks
•
Equipes
•
Participation des Auditeurs (Audit interne, Expert comptable, commissaire aux
comptes)
•
Répartition du travail
•
Tickets d’inventaire
•
Rangement préalable
•
Arrêt des mouvements physiques
•
Biens appartenant à des tiers et se trouvant chez l’entreprise
•
Biens appartenant à l’entreprise et se trouvant chez des tiers
•
Déroulement de l’inventaire
•
Etat des stocks
•
Double comptage
•
Prise en compte des mouvements après comptage
1.2. Centralisation et contrôle de l’inventaire
•
Centralisation des tickets d’inventaire
•
Rapprochement inventaire permanent avec inventaire physique
•
Troisième comptage éventuel
2. Inventaire sur fiches
•
Arrêt des fiches d’inventaire permanent à la date de clôture
•
Correspondance entre les entrées et les sorties en stocks et leur
comptabilisation
•
Exclusion des articles appartenant à des tiers
•
Intégration dans l’inventaire des articles appartenant à l’entreprise et se
trouvant chez des tiers
•
Récapitulation des fiches de stocks
3. Valorisation des stocks
•
Méthode d’évaluation retenue
•
Modalité d’application de la méthode
•
Vérification des calculs
•
Estimation des dépréciations et provisions
•
Estimation des cours du jour et provisions
4. Rapport annuel d’inventaire
Développement
de certaines instructions d’inventaire
Désignation d’un responsable : L’organisation de l’inventaire peut être confiée à un comité.
Mais, il est nécessaire qu’une personne hautement placée dans la hiérarchie
soit désignée pour diriger les travaux et les mener à bonne fin.
Date de l’inventaire : L’inventaire physique des stocks a lieu, généralement à une date
très proche de la clôture. Toutefois, les entreprises qui tiennent un
inventaire permanent sur fiches peuvent étaler leur Inventaire tout au long de
l’exercice (inventaire tournant).
Mais
dans tous les cas, un dispositif doit être mis en place pour appréhender et
tenir compte des mouvements qui interviennent entre la date de prise
d’inventaire et la date de clôture.
Catégorie des stocks et lieu d’inventaire : Les différents types de stocks doivent être rappelés (matières
premières, consommables, encours, semi-finis, finis, etc...).
Une
liste des endroits concernés doit être établie.
A
la liste des catégories et endroits de stockage, on fait correspondre les dates
de prise d’inventaire, les équipes et responsables.
Participation des auditeurs : La participation des auditeurs internes et externes à l’analyse
des instructions d’inventaire et à la supervision des travaux d’inventaire est
souhaitable pour conférer à l’opération d’inventaire plus de rigueur.
En
revanche, la participation des magasiniers de l’entreprise doit être évitée.
Leur présence doit être limitée au strict besoin éventuel d’information et
d’explication.
Tickets d’inventaire : Les tickets d’inventaire comprennent généralement trois volets
détachables.
1.
Une partie précisant la référence et le numéro d’ordre du ticket. Cette partie
est la seule qui reste collée à la marchandise inventoriée après les deux
comptages.
2.
Remplie et découpée lors du deuxième comptage.
3.
Remplie et découpée lors du premier comptage.
Les
tickets doivent être préréférencés et prénumérotés. Aucun ticket, même annulé, ne peut être
détruit.
Rangement préalable : Les stocks à inventorier doivent être préalablement rangés pour
éviter les oublis et faciliter le comptage.
Les
stocks inventoriés doivent être signalés et rester rangés pour éviter leur
double prise en compte.
Arrêt des mouvements physiques : L’inventaire ne doit pas être perturbé par des mouvements. La
production ne doit pas, autant que possible, être perturbée par l’inventaire.
L’idéal
est que l’inventaire se déroule dans un laps de temps assez court et où la
production est arrêtée (week-end même prolongé, période d’arrêt...).
Déroulement de l’inventaire : Les opérations concrètes de prise d’inventaire sont particulières
à chaque organisation.
Le
mode le plus fréquent consiste à utiliser des tickets à 3 volets et procéder à
un double comptage.
• Première phase d’inventaire
Les
tickets prénumérotés sont collés aux stocks ou remis
au responsable de la première équipe.
L’entête
est remplie lors du collage du ticket sur les stocks à inventorier.
La
première équipe procède au comptage et à l’appréciation de l’état des stocks.
Elle remplit la troisième partie du ticket et la découpe pour la remettre à la
personne ou au service chargé de la centralisation (généralement un comptable).
• Deuxième phase d’inventaire
La
deuxième équipe intervient ensuite. Elle remplit le deuxième volet du ticket et
le remet à la personne ou au service chargé de la centralisation.
Ainsi
après les deux comptages, seul le premier volet du ticket reste collé à la
marchandise inventoriée.
Troisième comptage : Lorsque les deux comptages dégagent un écart significatif ou
lorsqu’il y a un écart significatif entre le résultat de l’inventaire physique
et l’inventaire théorique sur fiche, il y a lieu de procéder à un troisième
inventaire à effectuer par les responsables des deux équipes sous la direction
d’un troisième responsable (généralement le responsable de la centralisation).
Rapport annuel d’inventaire : Ce rapport établi par le responsable de l’inventaire comprend :
•
Une description et un compte rendu du déroulement effectif de l’inventaire.
•
Les difficultés rencontrées et les solutions adoptées.
•
Les propositions de mesures à prendre pour faciliter et améliorer les prises
d’inventaire à venir.
|
Ticket n° 001/Exercice
2003 |
(mentionner le n° de
l’équipe) |
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% |
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Ticket n° 001/Exercice
2003 Equipe n° /2ème comptage Désignation du produit Référence Unité |
rempli au préalable ou
par la première équipe |
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Quantité Etat physique Date et nom du
responsable |
rempli par la deuxième
équipe |
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% |
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Ticket n° 001/Exercice
2003 Equipe n° 1er comptage Quantité Etat physique Date et nom du
responsable |
rempli par la première
équipe |
|
INVENTAIRE PHYSIQUE DES IMMOBILISATIONS
Les
instructions d’inventaire des immobilisations doivent organiser les problèmes
suivants :
Désignation d’un responsable
1. Inventaire physique des investissements
mobiles
1.1. Organisation de l’inventaire
•
Date
•
Lieu
•
Equipes
•
Répartition du travail
•
Documents à utiliser
•
Rangement préalable
•
Biens appartenant à des tiers se trouvant chez l’entreprise
•
Biens appartenant à l’entreprise et se trouvant chez des tiers
1.2. Déroulement de l’inventaire
1.3. Rapprochement de l’Inventaire physique avec
les fiches d’immobilisation
1.4. Mises au rebut
2. Inventaire physique des investissements fixes
•
Etablissement de l’inventaire sur fiches
•
Circularisation de la conservation foncière
•
Date des visites et personnes chargées des constats
3. Rapport annuel d’inventaire
Développement des instructions d’inventaire
Désignation d’un responsable : L’organisation de l’inventaire nécessite la désignation d’un haut
responsable disponible et au fait des questions d’organisation administrative
pour diriger le déroulement effectif des opérations d’inventaire.
Date de l’inventaire : L’inventaire peut avoir lieu à n’importe quelle période de
l’exercice, la loi comptable ayant laissé ce choix libre et ne l’a pas lié à la
clôture de l’exercice. Aussi, retient-on généralement les périodes de
sous-activité (basse saison) ou d’arrêt pour effectuer l’inventaire sans
perturber l’exploitation.
Lieu :
L’arrêté d’une liste des endroits concernés par l’inventaire est indispensable
pour éviter tout oubli pur et simple.
A
la liste des endroits, on fait correspondre les dates de prise d’inventaire.
Equipes : Désignation des équipes d’inventaire et répartition du travail
entre les équipes.
La
participation des auditeurs internes et externes est très conseillée pour
conférer à l’opération plus de rigueur.
Répartition du travail : Organisation de la répartition des tâches au sein des équipes d’inventaire.
Documents à utiliser et déroulement de
l’inventaire : Les opérations
concrètes de prise d’inventaire sont particulières à chaque organisation.
Toutefois, un certain nombre de traits caractéristiques peuvent être rappelés :
Recherche
de la référence comptable ou autre référence portée physiquement sur le bien
pour l’identifier.
-
Mention sur les documents de prise d’inventaire.
-
Marquage visible de l’immobilisation après inventaire.
Deux
procédés conférant différents degrés de fiabilité peuvent être suivis.
Les
équipes partent avec une liste des immobilisations. Elles identifient
l’immobilisation et constatent son existence en émargeant la liste.
Elles
dressent deux listes complémentaires :
-
Une liste des immobilisations inventoriées mais non fichées.
-
Et une liste des immobilisations fichées et non inventoriées.
Cette
méthode, moins fiable que la deuxième méthode, est utilisée lors des premiers
inventaires physiques des immobilisations qui constituent des exercices
d’apprentissage.
Les
équipes partent à l’inventaire sans liste des immobilisations. Elles dressent
la liste des immobilisations existantes.
Une
comparaison dans un délai aussi court que possible avec l’inventaire comptable
permet d’établir la liste des immobilisations non fichées et celle des
immobilisations fichées et non inventoriées pour une enquête approfondie.
Rangement préalable : Dans la mesure du possible, les immobilisations multiples
existantes dans un centre d’inventaire sont groupées au cours des journées
d’inventaire. De même, lorsque cela s’avère possible il y a lieu de procéder au
rangement des immobilisations pour faciliter et accélérer la prise
d’inventaire.
Biens appartenant à des tiers et se trouvant
chez l’entreprise : Il s’agit de
biens reçus en admission temporaire, de biens pris en location et de biens
empruntés à des tiers.
Ces
immobilisations doivent faire l’objet d’une liste autonome. Il est utile d’en
vérifier l’exhaustivité avec les tiers concernés.
Biens appartenant à l’entreprise et se trouvant
chez des tiers : Il s’agit de
biens en exportation temporaire, donnés en location ou prêtés.
Une
liste doit être établie et confirmée par les dépositaires détenteurs des biens.
Rapprochement de l’inventaire avec les fiches
d’immobilisation : Le service
comptable procède à la vérification des listes d’inventaire physique et dégage
les points litigieux qui nécessitent une enquête ou un complément de recherche.
Il
met à jour les fiches d’immobilisation en mentionnant la date d’inventaire
physique, l’endroit ou le lieu où a été inventorié le bien et éventuellement
les observations relatives à l’état de l’immobilisation.
Tous
les cas litigieux seront portés devant le responsable de l’inventaire qui
transmet ses conclusions finales écrites à la comptabilité.
Saisie des entrées et sorties de matériels entre
la date de l’inventaire et la date de clôture : L’entreprise doit être à même de tenir un état des
entrées-sorties d’investissements entre la date de prise d’inventaire et la
date de clôture.
De
même en cas de nouvelles acquisitions, des nouvelles fiches sont créées et en
cas de sortie les fiches correspondantes sont soldées.
Mises au rebut : Les immobilisations qui s’avèrent impropres à l’usage sont mises
au rebut.
La
décision de mise au rebut doit être prise par un comité de direction comprenant
les responsables techniques. La mise au rebut doit faire l’objet d’un
procès-verbal daté et signé et communiqué au service comptable.
Les
investissements fixes se composent des :
1.
Terrains
2.
Agencements
3.
Constructions
4.
Installations complexes
Leur
inventaire physique comprend l’observation physique et, pour les terrains les
extraits actuels de la conservation foncière.
Etablissement de l’inventaire sur fiches : Au préalable, les immobilisations fixes donnent lieu à
l’établissement d’un inventaire comptable par un arrêté effectué à une date
proche de la prise d’inventaire.
Les constats de l’existence des immobilisations
sont généralement faciles à réaliser :
il suffit de s’assurer à partir de cet état que les immobilisations sont bien
existantes et en état d’usage et qu’aucun élément connu n’est omis.
Cas particulier des terrains construits ou nus : Pour chaque terrain, un extrait de la conservation foncière doit
être demandé annuellement. Cet extrait constitue une pièce justificative
fortement probante pour la comptabilité.
Documents à utiliser : On se reportera aux commentaires relatifs à l’inventaire effectué
à partir d’une liste des immobilisations préétablie par la comptabilité.
Ce
rapport établi par le responsable de l’inventaire comprend :
-
Une description et un compte rendu du déroulement effectif de l’inventaire.
-
Les difficultés rencontrées et les solutions adoptées.
-
Les propositions de mesures à prendre pour faciliter et améliorer les prises
d’inventaire à venir.
L’inventaire
des valeurs disponibles concerne essentiellement :
-
La caisse
-
Les effets à recevoir
-
Les chèques en caisse
Les
instructions d’inventaire portent sur les points suivants :
1. Mise de la caisse à zéro
2. Inventaire de la caisse
•
date
•
Responsable du contrôle physique
•
Présence de l’auditeur
•
Arrêt de la caisse
•
Procès-verbal d’inventaire
3.
Inventaire des effets à recevoir
•
Date
•
Responsable du contrôle physique
•
Présence de l’auditeur
•
Arrêt des mouvements
•
Procès-verbal d’inventaire
4.
Chèques en caisse
•
Date
•
Responsable du contrôle physique
•
Présence de l’auditeur
•
Arrêt des mouvements
•
Procès-verbal d’inventaire
5.
Rapport annuel d’inventaire
Mise de la caisse à zéro : La procédure idéale pour la justification de la caisse est celle
qui consiste à remettre tous les fonds en caisse à la banque à la fin de la
journée de clôture ou à la première heure du premier jour de réouverture de
l’exercice. Cette procédure dispense de la prise d’inventaire physique pour la
caisse.
Procès-verbal de l’inventaire de caisse : L’inventaire physique donne lieu à un état détaillé des fonds
détenus en caisse. Il est signé séance tenante par le trésorier, le responsable
du contrôle de l’inventaire et l’auditeur s’il est présent.
La
signature immédiate du procès-verbal est indispensable quelles que soient les
circonstances.
Les
fournitures de bureau peuvent être négligées lorsque leur valeur est
insignifiante.
En
revanche, lorsque la valeur des fournitures est importante, il est utile de
procéder à leur inventaire physique à la clôture de l’exercice.
Le
degré d’élaboration de cet inventaire est fonction de l’importance des stocks
de fournitures dans l’entreprise.
Les
imprimés non utilisés font partie de cet inventaire mais à la condition qu’ils
restent encore utilisables.
Les
imprimés abandonnés sont exclus de l’inventaire car ils n’ont plus d’utilité
opérationnelle et sont plutôt destinés à la destruction.