| Série Systèmes comptables (Corrigés des exercices d’application)
1. Les obligations de formalisation des procédures comptables comprennent le manuel comptable de l'entreprise, les documents décrivant l'organisation comptable, les documents décrivant les supports comptables et le manuel des opérations comptabilisées en devises. • Le manuel comptable de l'entreprise : Le manuel comptable de l'entreprise décrit particulièrement l'organisation comptable de l'entreprise, les méthodes de saisie et de traitement des informations, les politiques comptables et les supports utilisés. Dans sa forme la plus élaborée, il traitera notamment les éléments suivants : ** 1 - Une présentation synthétique de l'organisation générale de l'entreprise ; ** 2 - L'organisation comptable de l'entreprise ; ** 3 - Le plan des comptes, une description du contenu des comptes et un guide des imputations comptables ; * 4 - La définition des principales politiques comptables de l'entreprise ; ** 5 - La description des procédures de collecte, de saisie et de traitement et de contrôle des informations (des contrôles préalables des pièces justificatives et les modalités du chemin de révision) ; ** 6 - Le système de classement et d'archivage ; ** 7 - Les livres comptables obligatoires et aux liens entre ces livres et autres documents et pièces comptables ; ** 8 - Le modèle retenu de présentation des états financiers ; * 9 - Les mesures nécessaires pour améliorer et suivre les déclarations fiscales et maîtriser le dossier fiscal de l'entreprise ; ** 10 - Un guide pour la justification des comptes et des travaux d'inventaire avec des modèles de rapprochement et d'états de justification pour les travaux récurrents ; ** 11 - Un modèle d'instructions d'inventaire ; ** 12 - Une description de l'organisation des travaux d'élaboration des états financiers ainsi que les procédures d'accélération de la production de ces états ; * 13 - Une description des procédures d'élaboration des situations intermédiaires ; * 14 - Une description des comptes prévisionnels et de l'organisation du contrôle budgétaire * 15 - Les procédures et l'organisation de la communication de l'information pour les sociétés ouvertes au public. ** Enumération nécessaire. * Enumération facultative. • Documents décrivant l'organisation comptable : Lorsque l'entreprise opte pour la méthode de centralisation mensuelle des livres et journaux auxiliaires ou pour l'usage de l'informatique pour tenir sa comptabilité, il est établi un document qui prévoit l'organisation comptable et comporte notamment les intitulés et l'objet des documents utilisés pour le traitement des informations et les modalités de liaison entre ces documents et les pièces justificatives y afférentes (Loi comptable, article 15).
• Document décrivant les supports comptables : Un document identifiant les supports comptables et définissant leur contenu ainsi que les procédures de saisie et de traitement des données dans la comptabilité et les liens entre pièces et livres comptables doit être établi particulièrement pour les entreprises qui procèdent à la centralisation mensuelle ou qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés. Ce document peut être contenu dans le manuel comptable de l'entreprise prévu au paragraphe 63 de la 2ème partie de la norme comptable générale ou tenu de manière séparée (NCG, 2ème partie, § 26, alinéa 2). Une documentation décrivant les procédures et l'organisation comptables est établie en vue de permettre la compréhension et le contrôle du système de traitement ; cette documentation est conservée aussi longtemps qu'est exigée la conservation des documents comptables auxquels elle se rapporte (NCG, 2ème partie, § 51). L'organisation du système de traitement assure l'existence du chemin de révision. A tout moment, il est possible de reconstituer à partir des pièces justificatives appuyant les données entrées, les éléments des comptes, état et renseignements soumis à la vérification, ou, à partir de ces comptes, états et renseignements, de retrouver ces données et les pièces justificatives (NCG, 2ème partie, § 52). • Manuel des opérations comptabilisées en devises : La comptabilité est tenue en dinars tunisiens. L'arrondi n'est pas admis dans l'enregistrement des opérations. Il n'est admis que pour la présentation (NCG, 2ème partie, § 62, alinéa 1). Une opération libellée en une monnaie, autre que le dinar, peut être enregistrée sans être convertie si la nature de l'opération et l'activité de l'entité le justifient (NCG, 2ème partie, § 62, alinéa 2). Dans ce cas, seul le solde du compte enregistrant ces opérations est converti en dinars à la date de clôture de l'exercice avec l'obligation de renseigner sur les bases de conversion et de décrire, dans un document, les procédures utilisées pour le traitement de ces opérations. Ce document peut être inclus dans le manuel comptable ou tenu séparément (NCG, 2ème partie, § 62, alinéa 3). _________________________________________________________________________________________
2. Les obligations légales et techniques de tenue relatives au journal général et au livre d'inventaire. Journal général • Présentation du journal dans le système classique Le journal est un livre dont les pages sont prénumérotées. Il constitue le registre des écritures de saisie des données comptables dans le système classique. Chaque transaction, chaque événement qui entraîne un changement dans les actifs, les passifs ou les capitaux propres est pris en compte en comptabilité par une écriture au journal. Son tracé usuel s'établit comme suit :
Chaque opération est comptabilisée par une écriture. Chaque écriture est séparée par deux traits. Chaque écriture comprend :
• Présentation du journal dans le système centralisateur Les livres auxiliaires sont mensuellement centralisés dans le journal général dit journal centralisateur. Le grand livre général est alors établi à partir du journal centralisateur. Exemple : Centralisation du journal de ventes
Centralisation du journal de banque recettes
• Présentation du journal dans le système informatique ou à décalque Les journaux sont résumés dans le journal général, journal par journal pour figer définitivement les totaux comptables et empêcher toute modification ultérieure. Le grand livre est établi dans le système informatique automatiquement. Dans le système à décalque le grand livre est le document de saisie de base pour le journal auxiliaire rempli par duplication.
• Réglementation relative au journal Le journal est un livre comptable dont la forme et les règles de tenue sont fixées par la loi en vertu de laquelle les écritures sont comptabilisées dans le journal sous une forme définitive. Forme légale du journal : Le journal est un livre cousu, coté et paraphé par une autorité administrative avant qu'aucune écriture n'y soit portée. Lorsque l'entreprise utilise l'informatique, seuls les totaux mensuels du journal édité par l'ordinateur sont reportés sur le journal tenu à la main. Règles légales de tenue du journal : Le journal doit être tenu avec beaucoup de soin sans blanc, ni rature, ni grattage, ni surcharge, ni altération d'aucune sorte. Obligations légales : 1) Faire parapher le journal déjà coté avant tout usage pour empêcher toute substitution ou reconstitution tardive. 2) Tenir le journal de telle sorte qu'aucune écriture ne puisse être supprimée, modifiée, effacée ou ajoutée sans que cette altération ne vienne entacher le journal d'irrégularité de nature à le rendre sans effet. 3) Enregistrer chronologiquement les transactions et événements constatés. Obligations techniques : 1) Le tenir à jour. 2) Formuler chaque opération en égalité comptable. 3) Vérifier l'exactitude des formules ou écritures en totalisant membre à membre les égalités et en constatant l'égalité des totaux du journal et leur concordance avec les totaux des mouvements du grand livre et de la balance. Livre d'inventaire Toute entreprise contrôle, au moins une fois tous les douze mois, les données d'inventaire. L'inventaire est un relevé de tous les éléments d'actifs et de passifs, au regard desquels sont mentionnées la quantité et la valeur de chacun d'eux à la date d'inventaire. Les données d'inventaire sont conservées et organisées de manière à justifier le contenu des états financiers. Les données de l'inventaire sont distinguées selon la nature et le mode d'évaluation des éléments qu'elles représentent. L'entreprise transcrit sur le livre d'inventaire ses états financiers. Sur le plan des obligations légales de forme, le livre d'inventaire doit être coté et paraphé et tenu avec soin sans blanc, ni rature, ni grattage, ni surcharge, ni altération d'aucune sorte. _________________________________________________________________________________________
3. Proposer un tracé pour les journaux auxiliaires suivants :
- Tracé Journal auxiliaire des achats - Janvier 1998
- Tracé Journal auxiliaire des ventes - Janvier 1998
- Tracé Journal auxiliaire de banque - Janvier 1998
- Tracé Journal auxiliaire de caisse - Janvier 1998
- Tracé Journal auxiliaire des opérations diverses - Janvier 1998 (Selon le même modèle que le journal général)
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4. Schéma des différents systèmes comptables _________________________________________________________________________________________
5. Le chemin de révision - Définition - utilité et application à chacun des systèmes comptables. L'organisation du système de traitement assure l'existence du chemin de révision. A tout moment, il est possible de reconstituer à partir des pièces justificatives appuyant les données entrées, les éléments des comptes, états et renseignements soumis à la vérification ; ou, à partir de ces comptes, états et renseignements, de retrouver ces données et les pièces justificatives entrées (NCG, 2ème partie, § 52). Le chemin de révision est défini par l'IFACI comme étant "Un ensemble de procédures et moyens qui permettent de rattacher les informations d'origine aux informations produites et vice versa, et par là, assurer le suivi et le contrôle de "l'entièreté du système. Application du chemin de révision par chaque système comptable : Système classique (1) Référenciation Il convient de mentionner les références de l'écriture au journal sur la pièce justificative (folio du journal avec numéro de l'écriture éventuellement) et les références de la pièce en libellé de l'écriture au journal. (2) Classement des pièces Les pièces justificatives doivent être classées dans l'ordre des écritures comptables qui sont normalement passées dans l'ordre chronologique. (3) Grand livre Un système de référentiation doit permettre de renvoyer facilement à l'écriture du journal et à la pièce justificative. Système centralisateur (1) Référenciation Il convient de mentionner les références du mois, du journal et de l'écriture sur les pièces (numéro de l'écriture éventuelle) et indiquer les références complètes de la pièce sur le journal. (2) Classement des pièces Les pièces justificatives doivent être classées par journal et selon l'ordre des écritures du journal ( correspondant éventuellement au numéro séquentiel des écritures) (3) Grand livre Même remarque que le système classique. Système Informatique Même remarque que le système centralisateur avec en plus : 1- Une numérotation séquentielle des écritures à porter sur la pièce justificative. 2- Conserver minutieusement le listing des écritures des différents journaux. 3- Conserver tous les détails des opérations portées dans un compte du grand livre même lorsque les opérations sont lettrées et cumulées. 4- Avoir des libellés très explicites au grand livre. _________________________________________________________________________________________
6. La cote et le paraphe. - Le paraphe : C'est le fait de signer les livres par une autorité légale permettant de les identifier et de les dater. C'est une obligation légale. (Article 11 de la loi comptable n° 96-112 du 30/12/98). - La cote : C'est le fait de numéroter les pages. C'est aussi une obligation légale (Article 11 de la loi comptable n° 96-112 du 30/12/98). En effet ledit article dispose que " Les entreprises soumises aux dispositions de la présente loi doivent tenir des livres comptables qui comportent un journal-général, un grand-livre et un livre d'inventaire. Elles sont tenues également d'établir une balance. Le journal-général et le livre d'inventaire sont cotés et paraphés au greffe du tribunal dans le ressort duquel est situé le siège de l'entreprise ou toute autre autorité compétente prévue par des législations spéciales. Les livres sont établis sans blanc ni altération d'aucune sorte." _________________________________________________________________________________________
7. Parmi les livres qui doivent être cotés et paraphés sont : _________________ - Journal général. oui _________________ - Journal auxiliaire. non _________________ - Journal grand-livre. oui _________________ - Balance carrée oui _________________________________________________________________________________________ 8. Inventorier les avantages et inconvénients des systèmes suivants : • Journal grand-livre. Principe : Le journal et le grand livre sont réunis dans le même livre. La partie gauche est réservée au journal tenu sous la forme classique. Le côté droit comprend plusieurs colonnes. Chaque colonne double (débit et crédit) représente un compte du grand livre. Les sommes inscrites dans le journal sont immédiatement reportées sur la même ligne horizontale, dans les colonnes convenables du compte débité et du compte crédité. Le libellé n'est inscrit qu'une fois. Le gain de temps est appréciable. Avantages : - Son mécanisme est très simple ; - Les reports du journal au grand livre sont effectuée au moment de la réduction du journal. Inconvénients : 1) Le grand livre est tenu sur un livre coté et paraphé ; 2) Le système est incomplet par lui-même puisqu'il exige la tenue de grands livres auxiliaires de clients et de fournisseurs ; 3) Il est nécessaire d'effectuer les additions de toutes les colonnes au bas des pages. Ce travail occasionne une perte du temps considérable ; 4) Si la largeur du registre est assez grande, les reports dans les colonnes placées tout à fait à droite deviennent difficiles. Des erreurs de colonnes se produisent parfois ; 5) Le principal inconvénient, à notre avis, réside dans le petit nombre de comptes qu'il est possible d'ouvrir. Les renseignements statistiques fournis par la comptabilité se révèlent insuffisante. Une comptabilité ne comprenant que 15 ou 20 comptes est trop rudimentaire pour pouvoir être un instrument efficace de gestion. Aussi, l'emploi du journal-Grand livre est-il limité aux petites entreprises. • Comptabilité à décalque Principe : Dans la comptabilité à décalque, grâce à l'emploi de feuilles de papier carbone, les écritures sont enregistrées, en une fois, dans deux ou plusieurs documents comptables. C'est ainsi qu'on passe à la fois les écritures dans un journal (relié ou en feuilles détachées) et dans les comptes du grand livre à feuillets mobiles. Avantages : 1) Suppression des erreurs de reports et de transcriptions : Les inscriptions effectuées simultanément dans les journaux et dans les comptes entraînent la suppression des reports et des pointages, travail parfois long et fastidieux. 2) Economie de temps considérable, augmentée encore par l'utilisation de machines comptables : Une employée arrive à effectuer 200 positions manuelles de compte par jour et 400 positions mécaniques. 3) Possibilité d'exécution en même temps des travaux extra-comptables : rédaction de relevés de factures, de lettres de change, etc... 4) Rapidité dans la recherche des erreurs : Les erreurs ne peuvent provenir que d'un enregistrement défectueux des pièces comptables. Le contrôle du journal est seul nécessaire. 5) Possibilité de tenir des comptes collectifs : Il suffit de placer, le compte collectif clients entre le journal et le compte individuel pour que la somme s'inscrive sur le compte collectif. Inconvénients : 1) Elle suppose obligatoirement la tenue du grand livre sur feuillets mobiles : Or les feuillets peuvent être égarés. Dans la pratique, ces disparitions sont extrêmement rares. 2) Les transcriptions sont souvent imparfaites. 3) Exige de grandes qualités d'application et de rigueur 4) Les erreurs sont rares mais leur recherche est particulièrement difficile. • La balance carrée Principe : La balance carrée permet d'effectuer rapidement la centralisation périodique au journal général, le report dans les comptes du grand livre et la balance par inscription des sommes dans un tableau préparé. La balance carrée a donc une triple fonction : - Tenue du journal général, avec la centralisation de tous les journaux divisionnaires ; - Tenue du grand-livre générale, puisque chaque compte du grand livre figure sur une ligne de ce document ; - Tenue de la balance générale, puisque nous avons simulativement les soldes de tous les comptes utilisés par l'entreprise. Avantages : 1) La balance carrée tient lieu de journal général. Elle centralise les divers journaux auxiliaires, par le débit et le crédit des comptes indiqués sur les lignes successives. 2) La balance carrée tient lieu de grand livre général. En effet, chaque compte du grand livre figure sur une ligne de la balance carrée et l'on peut lire, sur cette ligne, le détail des reports effectifs dans le compte, analysée par journaux auxiliaires. En bref, les sommes du débit et du crédit, au lieu d'être disposées verticalement, le sont horizontalement. 3) La balance carrée donne immédiatement la balance générale, à condition de prévoir dans son tracé deux colonnes "Total antérieur des débits", "Total antérieur des crédits". Les totaux antérieurs des différents comptes augmentés du total de la période pour ces mêmes comptes, donnent le total général des comptes (débit d'une part ; crédit d'autre part). Par différence, on obtient les soldes. La balance carrée met particulièrement en évidence la relation : Total du journal = Total des sommes de la balance. Inconvénients : Les mêmes que le journal - grand livre. _________________________________________________________________________________________
9. Doter chacune des qualités caractéristiques d'une application informatique indiquées dans le cours Systèmes comptables pages 16 à 18 selon l'importance : - Norme indispensable. *** - Norme importante. ** Les applications comptables informatiques doivent satisfaire à certaines règles que le droit comptable ou les impératifs d'organisation et de contrôle interne rendent obligatoires :
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