NC 27

Le contrôle interne et l’organisation comptable dans les entreprises d’assurance et / ou de réassurance

Objectif de la norme

01. La norme comptable générale NC 01 définit les règles générales relatives au contrôle interne et à l'organisation comptable des entreprises. Ces règles s'appliquent à l'ensemble des entreprises compte non tenu de la nature particulière de leurs activités.

Les activités d'assurance et de réassurance et leur environnement sont caractérisés par la nature particulière :

du cycle d'exploitation,
de la complexité croissante des activités et des risques spécifiques liés aux opérations réalisées,
de la délégation et du partenariat en ce qui concerne la réalisation des produits et l'engagement des charges,
du recours généralisé à des moyens informatiques pour le traitement des opérations,
de l'incidence de la législation et des règles édictées par les autorités de contrôle,
du développement permanent des nouveaux produits et des nouvelles pratiques dans le secteur.

L'ensemble de ces particularités nécessite une adéquate adaptation du système de contrôle interne et de l'organisation comptable des entreprises d'assurance et/ou de réassurance.

02. L'objectif de la présente norme est de prescrire les règles spécifiques relatives au contrôle interne et à l'organisation comptable des entreprises d'assurance et/ou de réassurance.

Ces règles spécifiques, combinées avec les dispositions de la norme comptable générale NC 01 relatives au contrôle interne et à l'organisation comptable, sont prévues pour permettre aux entreprises d'assurance et/ou de réassurance de maîtriser leurs activités, de préparer et de présenter des informations qui répondent aux caractéristiques qualitatives définies dans le cadre conceptuel de la comptabilité financière.

03. La présente norme comporte également une nomenclature comptable ainsi que certaines définitions et règles de fonctionnement des comptes.

Champ d'application

04. La présente norme s'applique à toutes les entreprises d'assurance et/ou de réassurance soumises à la tenue et à la publication de leurs états financiers en TUNISIE.

Définitions

05. Dans la présente norme, les termes ci-dessous ont la signification suivante :

a) L'exercice comptable: correspond à l'année civile. Toutefois, l'entreprise d'assurance et/ou de réassurance peut être tenue, en vertu des dispositions légales ou réglementaires, de présenter des situations comptables ou des états financiers intermédiaires couvrant une période autre que l'année civile.

b) Etats financiers publiables: Le bilan, les états de résultat, le tableau des engagements reçus et donnés, l'état des flux de trésorerie et les notes aux états financiers.

Le contrôle interne

Objectifs du contrôle interne

06. Les objectifs du système de contrôle interne sont prévus par la norme comptable générale NC 01. Ce système doit viser dans les entreprises d'assurance et/ou de réassurance, en particulier, les objectifs suivants :

a) assurer la réalisation et l'optimisation des opérations et la protection des ressources de l'entreprise,

b) assurer la conformité aux lois et aux règlements,

c) garantir la fiabilité des informations produites.

Les entreprises d'assurance et/ou de réassurance doivent disposer d'un système de contrôle interne efficace. Ce système doit se conformer aux stipulations de la Norme Comptable Générale NC 01 tout en étant étayé par des sous-systèmes et la mise en place de procédures permettant la surveillance et le contrôle des risques spécifiques liés à la réalisation et au traitement des opérations d'assurance et de réassurance, et ce en s'assurant notamment de :

la surveillance des risques techniques
la surveillance des risques de contrepartie
la surveillance des risques de liquidité
la surveillance des risques de taux
la surveillance des risques de change
la surveillance des risques liés aux traitements informatisés

Eléments essentiels du contrôle interne

07. Un système efficace de contrôle interne repose essentiellement sur les impératifs suivants :

une organisation interne adaptée
des méthodes et des procédures appropriées
un personnel de qualité
des moyens matériels et sûrs de protection
une maîtrise parfaite des risques

08. Une organisation interne adaptée suppose la mise en place :

d'un organigramme détaillé de toutes les fonctions de l'entreprise (fonctions opérationnelles, fonctions de détention des actifs, fonctions d ' enregistrement ou comptables, fonctions de contrôle...) avec une définition précise des tâches et des responsabilités de chacun ;
d'un système de délégation de pouvoirs au niveau des services centraux, des agences et des succursales ;
de procédures simples et fiables pour la saisie, le contrôle et l'exploitation des informations ;
de procédures simples et fiables qui régissent et organisent les relations avec les tiers et notamment les autres assureurs, réassureurs et coassureurs ainsi que les agents et courtiers;
d'une structure d'audit interne.

Il sera ainsi essentiel dans les entreprises d'assurance et de réassurance de prévoir des définitions très précises des pouvoirs qui sont accordés notamment dans :

les dérogations tarifaires qui peuvent être accordées aux commerciaux et/ou aux intermédiaires qui distribuent les produits d'assurance,
les limites de délégations qui peuvent être données à un intermédiaire dans le cadre du règlement direct des sinistres,
le montant et la nature des placements qui sont réalisés par le personnel des services financiers dans le cadre de la stratégie de placements définie par la direction,

09. Les entreprises d'assurance et/ou de réassurance doivent veiller au respect du principe de séparation des tâches et d'incompatibilité des fonctions, d'autorisation d'engagements, de règlement et d'enregistrement en distinguant les principales fonctions suivantes :

comptabilité générale,
ressources humaines,
trésorerie,
services généraux,
gestion des primes,
gestion des sinistres,
gestion des placements,
gestion et comptabilité des intermédiaires,
recouvrement,
gestion et comptabilité de la réassurance.

Des méthodes et des procédures appropriées consignées dans des manuels de procédures permettant de préciser :

les consignes d'exécution des tâches (identification des risques à assurer, tarifs à appliquer, informations à recueillir, etc...) ; des documents utilisés et leur contenu (questionnaire, contrat, avenant, attestation, etc ) ;
le classement des dossiers (contrats d'assurance, avenants, déclaration de sinistres, recours) ;
les autorisations et les approbations ;
la saisie et le traitement des informations.

et de mettre en place :

un système de comptabilité de gestion permettant d'une part, de répartir les frais par nature dans les différentes destinations prévues par la nomenclature comptable et d'autre part, d'éclater les différents éléments de l'état de résultat technique dans les différentes catégories d'assurance,
un service spécialisé dans le traitement des opérations de réassurance dont l'objet sera principalement de fournir les informations nécessaires à la comptabilisation de ces opérations et à l'appréciation des risques. Ce service sera également chargé de relancer les cédants pour que ces derniers fournissent des informations fiables dans les délais prévus contractuellement.

10. Les techniques de l'assurance et de la réassurance exigent une qualification importante du personnel. Un soin devant être apporté à sa sélection, sa formation et à l'actualisation de ses connaissances.

La mise en place de règles strictes lors de l'embauche et d'un système d'évaluation des compétences du personnel est de nature à éviter les négligences ou les fraudes.

La fonction de protection des actifs et de l'information revêt une importance capitale dans les entreprises d'assurance et/ou de réassurance. Tout doit être mis en oeuvre pour une protection matérielle et sûre des valeurs (espèces, chéquiers, attestations d'assurance, etc ) et des dossiers (expertises, jugements, quittances de règlements, etc...).

11. Un système de preuves et de recoupements doit être généralisé s'exerçant principalement par rapprochement d'informations figurant sur des documents de sources différentes (proposition d'assurance, contrat, prime d'assurance, déclaration de sinistre, dossier de sinistre ou d'indemnisation, jugement, quittances de règlements, etc ) de nature à empêcher les pertes, vols ou le détournement d'actifs et de documents officiels ainsi que les enregistrements erronés.

Une maîtrise parfaite des risques doit inclure une évaluation objective des différents cycles de l'activité de l'entreprise :

Souscription

12. Les procédures permettant le suivi et le contrôle des risques spécifiques liés aux opérations de souscription des entreprises d'assurance doivent inclure entre autres :

- l'organisation du service chargé de la gestion des opérations de souscription incluant les politiques et procédures concernant les fonctions de contrôle et la séparation des fonctions incompatibles,

- des procédures qui permettent de garantir que toutes les propositions d'assurance en cours sont connues et suivies, et qu'elles donnent lieu à une étude technique et une étude de tarification par le service production,

- des procédures qui garantissent que les propositions et affaires nouvelles font l'objet d'une revue en vue de s'assurer que la tarification proposée ou appliquée aux nouveaux contrats correspond aux tarifs en vigueur au sein de l'entreprise,

- des procédures qui garantissent que les tarifs spéciaux font l'objet d'une approbation hiérarchique systématique,

- des procédures qui garantissent que l'émission d'un contrat engendre automatiquement la mise à jour de la base informatique production,

- des procédures qui garantissent des revues périodiques des différents services pour s'assurer de la correcte documentation des dossiers (affaires nouvelles, nature du risque, tarif, période de couverture, identification de l'assuré),

- des contrôles des taux de commissions par agent et courtier réalisés périodiquement.

Production / émission / annulation / recouvrement / provisions de primes

13. Les procédures permettant le suivi et le contrôle des risques spécifiques liés aux opérations de production des entreprises d'assurance doivent inclure entre autres :

- l'organisation du service chargé de la gestion des opérations de production incluant les politiques et procédures concernant les fonctions de contrôle et la séparation des fonctions incompatibles,

- un rapprochement périodique des primes émises avec la base de production réalisé sous le contrôle de la direction,

- un contrôle de la mise à jour des fichiers tarifs et de la bonne application des clauses de revalorisation éventuelles,

- la relance systématique des assurés pour garantir la réception des déclarations qui permettent de déterminer les primes,

- des procédures d'analyse des annulations de primes par service, catégorie d'assurance, causes d'annulation et réseau d'intermédiaires,

- des procédures qui garantissent que la centralisation comptable des primes émises et des annulations de primes par catégorie d'assurance est réalisée de manière satisfaisante, que les données comptables sont rapprochées périodiquement des données de production, que les taxes sur les contrats d'assurance sont correctement calculées,

- des procédures qui garantissent que les comptes courants des intermédiaires sont analysés et suivis régulièrement, que les arriérés sont systématiquement relancés et que les provisions éventuelles sont correctement évaluées, des procédures qui garantissent que les rémunérations des intermédiaires sont contractuelles et dûment approuvées par la direction,

- des procédures qui garantissent que le calcul, la centralisation comptable et le suivi des provisions de primes sont satisfaisants et que ces provisions sont revues par la direction de l'entreprise.

Sinistres I règlements

14. Les procédures permettant le suivi et le contrôle des risques spécifiques liés à la gestion des sinistres des entreprises d'assurance doivent inclure entre autres :

- l'organisation du service chargé de la gestion des sinistres respectant les politiques et procédures relatives aux fonctions de contrôle et la séparation des fonctions incompatibles,

- un contrôle de la tenue du registre des sinistres, de la transmission correcte des informations de la part des intermédiaires, du recensement et de la mise en oeuvre des recours, de l'existence du contrat et des garanties couvertes, du correct classement et de la documentation des dossiers sinistres,

- des procédures formalisées et précises relatives à la délégation des règlements, au contrôle de ces délégations et au contrôle des pièces justificatives prévues dans les dossiers sinistres ( expertise, factures. ..),

- des procédures de mise à jour de l'inventaire permanent suite aux paiements réalisés,

- des procédures de délégation en matière d'évaluation des sinistres, de mise à jour des barèmes utilisés, de revue des évaluations, de suivi des contentieux.

Il est essentiel que des personnes qualifiées soient affectées à la surveillance du portefeuille sinistres a fin de réaliser les travaux suivants :

- valider les évaluations des sinistres qui ont été réalisées par les rédacteurs sinistres et contrôler la qualité des travaux des rédacteurs en analysant notamment les écarts entre les paiements effectifs et les évaluations, les modifications dans les évaluations, les dossiers réouverts...,

- analyser la sinistralité par nature de risque, intermédiaire, assuré à fin d'évaluer la fiabilité des tarifs et d'identifier les risques éventuels.

Cette fonction pourrait être dévolue, dans une certaine mesure au service d'audit interne dans le cadre d'une mission permanente.

Placements I produits financiers

15. Les procédures permettant le suivi et le contrôle des risques spécifiques liés aux placements des entreprises d'assurance et/ou de réassurance doivent inclure entre autres :

- l'organisation du service chargé de la gestion des placements incluant les politiques et procédures concernant les fonctions de contrôle et la séparation des fonctions incompatibles,

- des procédures qui précisent la politique financière de l'entreprise, les habilitations des différents intervenants compte tenu du montant et de la nature des transactions, la liste des intermédiaires autorisés eu égard à leur qualité et réputation, les règles déontologiques de l'entreprise,

- des procédures qui définissent les principes comptables applicables à chaque type d'instrument financier utilisé et garantissent le suivi des ordres de transaction et le rapprochement de ceux-ci avec les avis d'opérer,

- des procédures qui garantissent que la structure et l'évaluation des placements font l'objet d'un suivi régulier, que le portefeuille respecte les contraintes réglementaires et que la solvabilité des contreparties fait l'objet d'un suivi périodique.

Acceptations / cessions / rétrocessions

16. Les procédures permettant le suivi et le contrôle des risques spécifiques liés aux opérations de réassurance des entreprises d'assurance et/ou de réassurance doivent inclure entre autres:

- l'organisation du service chargé de la gestion des opérations de réassurance incluant les politiques et procédures concernant les fonctions de contrôle et la séparation des fonctions incompatibles,

- des procédures qui précisent la politique de réassurance de l'entreprise, les habilitations des différents intervenants compte tenu du montant et de la nature des transactions, la liste des contreparties autorisées selon des critères fixés par l'entreprise notamment leurs qualité et réputation et les règles déontologiques,

- des procédures qui garantissent que les affaires acceptées sont correctement suivies, que les traités y relatifs font l'objet d'un enregistrement exhaustif, que les décomptes reçus des cédantes font l'objet d'une vérification sur la base du traité et que les sinistres importants font l'objet d'un suivi spécifique,

- des procédures qui garantissent le suivi de la politique de souscription et de provisionnement des entreprises cédantes,

- des procédures qui permettent de s'assurer que la solvabilité des entreprises cessionnaires est analysée,

- des procédures qui garantissent régulièrement l'établissement des balances nominatives des cédantes et cessionnaires, l'analyse de l'arriéré et le rapprochement de la balance générale aux comptes auxiliaires,

- des outils qui permettent d'apprécier la rentabilité des différents traités souscrits par l'entreprise.

Traitement informatisé de l'information

17. Les procédures permettant le suivi et le contrôle des risques liés aux traitements informatisés des opérations d'assurance et/ou de réassurance doivent inclure ;

- l'organisation de la fonction informatique incluant les politiques et procédures concernant les fonctions de contrôle et la séparation des fonctions incompatibles,

- les contrôles portant sur le développement et la maintenance des programmes informatiques incluant la documentation des programmes nouveaux ou révisés et l'accès à la documentation des programmes,

- des procédures de sécurité physique des installations informatiques et des données produites par le système de traitement des informations, notamment des procédures d'accès aux salles machines, des procédures de sauvegarde des fichiers et des procédures de secours informatiques en cas de détérioration ou de perte des données,

- des procédures de sécurité logique d'utilisation et de manipulation des systèmes de traitement des informations, notamment des procédures d'habilitation aux différents niveaux de consultation, d'utilisation et de modification des données stockées dans les fichiers; des procédures de saisie, de validation et de redressement des opérations ;

18. Les entreprises d'assurance et/ou de réassurance doivent, en outre, accorder une attention particulière aux risques de fraudes tels que :

les fausses déclarations à la souscription ou lors de la survenance d'un sinistre,
les faux et usages de faux (vente ou usage de fausses attestations).

Audit interne et Comité d'audit

19. Les entreprises d'assurance et/ou de réassurance doivent mettre en place une structure d'audit interne ayant pour mission de procéder à l'examen et l'évaluation du caractère suffisant et de l'efficacité du système de contrôle interne ainsi qu'à la proposition de recommandations pour son amélioration.

La structure d'audit interne est normalement chargée d'examiner :

la fiabilité et l'intégrité des informations financières et d'exploitation,
les systèmes mis en place afin de vérifier le respect des normes, plans, procédures, lois et réglementations,
les moyens utilisés pour assurer la protection des actifs et de vérifier leur existence,
la façon dont les ressources sont utilisées afin de s'assurer de leur utilisation efficace et sans gaspillage
les programmes de l'entreprise afin de s'assurer que les réalisations et les résultats sont conformes aux objectifs et prévisions fixés.

20. Les entreprises d'assurance qui distribuent leurs contrats par un réseau d'intermédiaires doivent charger la structure d'audit interne, ou un service d'inspection, du suivi de la gestion des risques y afférents à fin de s'assurer que les intermédiaires :

respectent leurs engagements contractuels quant au paiement des primes et des sinistres,
fassent remonter rapidement à l'entreprise les informations sur les nouveaux contrats et les sinistres survenus,
soient de qualité suffisante pour permettre à l'entreprise de disposer d'une information fiable.

Le Service d'inspection peut assurer, quand la taille et l'activité de l'entreprise le justifient et quant il répond aux critères appropriés, notamment d'indépendance et de compétence, la mission d'examen des systèmes de contrôle interne à même d'améliorer leur efficacité.

Afin d'assurer à la structure d'audit et éventuellement à la structure d'inspection l'efficacité requise, les entreprises d'assurance et/ou de réassurances doivent conférer à cette structure les conditions appropriées d'indépendance et la doter des compétences requises pour mener convenablement sa mission.

Conformément aux bonnes pratiques d'usage, il est recommandé d'instituer un Comité d'Audit, rattaché au Conseil d'Administration, agissant en collaboration ou en complément de la fonction d'audit interne à l'effet particulièrement :

de définir, de superviser et de veiller à la coordination entre les différentes activités de contrôle et des structures qui en ont la charge au sein de l'entreprise ;
d'adopter les orientations permettant la correction et le suivi des insuffisances des procédures de contrôle interne ;
de s'assurer du suivi des recommandations et de parer aux risques de dysfonctionnement du système de contrôle interne ou des tentatives visant à outrepasser les procédures de contrôle.

L'organisation comptable

21. Le système comptable des entreprises d'assurance et/ou de réassurance doit être organisé de manière efficace pour être à même de produire l'information financière requise par les différents utilisateurs.

22. Cette partie de la norme vise à guider l'entreprise pour la mise en place d'une organisation adéquate couvrant toutes ses fonctions et pour que ses états financiers répondent aux objectifs et caractéristiques qui leur sont assignés.

L'organisation comptable est une composante de base de l'organisation générale de l'entreprise dans la mesure où elle va permettre de saisir et de mesurer l'ensemble de ses éléments en vue de les refléter et de les maîtriser.

L'organisation générale suppose l'existence de systèmes de contrôle interne efficaces dont l'une des composantes est constituée par l'organisation et la tenue de la comptabilité financière.

La responsabilité de l'organisation et de la tenue de la comptabilité incombent à la direction générale de l'entreprise.

Nomenclature comptable

23. Le plan des comptes utilisé par chaque entreprise doit comporter les comptes principaux (2 chiffres), comptes divisionnaires (3 chiffres) et sous-comptes (4 chiffres et plus) prévus par la nomenclature de la norme sectorielle ainsi que les comptes divisionnaires et sous- comptes non prévus mais qui, compte tenu de l'organisation comptable retenue par l'entreprise sont nécessaires à l'enregistrement des opérations, à la passation des écritures d'inventaire, à l'établissement et à la justification des éléments du bilan, des états de résultat, du tableau des engagements reçus et donnés, de l'état des flux de trésorerie et des notes aux états financiers.

Au cas où des fonds à affectation spécifique, d'origine budgétaire ou extérieure, sont confiés à une entreprise d'assurance et/ou de réassurance, celle ci doit instituer une procédure spécifique permettant de s'assurer de la conformité de la gestion de ces fonds à la réglementation et/ou aux clauses contractuelles les régissant et ouvrir des comptes spécifiques appropriés dans sa nomenclature.

A défaut de mention ou de principe spécifique définis dans la norme sectorielle, les règles du Système Comptable des entreprises sont applicables.

24. Les comptes comportant dans leur intitulé la mention « assurance vie » sont utilisés par les entreprises pratiquant les opérations d'assurance vie. Les comptes comportant dans leur intitulé la mention « assurance non vie » sont utilisés par les entreprises pratiquant les opérations d'assurance non vie. Les entreprises qui pratiquent à la fois des opérations d'assurance vie et des opérations d'assurance non vie doivent tenir une comptabilité propre à chacune de ces deux catégories de risques, elles utilisent à cet effet l'ensemble des comptes prévus par la nomenclature.

Documents obligatoires

25. Outre les documents obligatoires prévus par le droit commun, les entreprises d'assurance et/ou de réassurance doivent respecter les obligations suivantes :

a) Inventaire permanent des placements

Un inventaire permanent des placements doit être tenu dans les conditions suivantes :

L'enregistrement des entrées et des sorties des placements indépendamment de leur constatation comptable, au plus tard le lendemain de la naissance de l'engagement (pour les prêts et les immeubles) ou de la réception de l'avis d'achat ou de vente (pour les valeurs mobilières).
Le suivi individuel de chaque valeur qui doit comporter la désignation de son montant et de son imputation comptable, la désignation précise du dépositaire et du lieu de dépôt, le détail de chaque mouvement (nature, quantité, date et prix unitaire ), la date, la nature et le montant des encaissements et décaissements afférents à l'achat, à la cession ou à l'amortissement du placement, et pour les prêts, le taux d'intérêt, l'échéancier d'amortissement et la nature des garanties reçues.
Permettre la consultation, à tout moment, des informations définies aux points précédents pour chaque intitulé de valeur.
L'établissement mensuel, au moins, d'une liste chronologique des mouvements du mois par compte divisionnaire du plan comptable, comportant pour chaque mouvement l'intitulé de la valeur, la quantité ainsi que la nature et la date du mouvement et le montant enregistré en comptabilité, ainsi que le solde en valeur du compte divisionnaire en début et en fin de mois et le solde général en valeur en début et en fin de mois. Pour les opérations non encore enregistrées en comptabilité (promesses d'achat ou de vente par exemple), les montants sont indiqués et récapitulés pour mémoire dans des soldes rattachés aux soldes en valeurs.

b) Registre des contrats

Les entreprises d'assurance doivent obligatoirement tenir un registre des contrats comportant les caractéristiques de ces derniers.

Les entreprises doivent soit délivrer les contrats sous un numérotage continu pouvant comprendre plusieurs séries, sans omission ni altération, les avenants successifs étant rattachés au contrat d'origine, soit affecter aux assurés ou sociétaires des numéros continus répondant aux mêmes exigences.

Les informations relatives à ces documents doivent être à tout moment d'un accès facile et comporter au moins les éléments suivants :

soit le numéro du contrat ou de l'avenant, soit le numéro de l'assuré ou du sociétaire avec tous les contrats ou avenants le concernant ;
la date de souscription, la durée du contrat ;
le nom du souscripteur et/ou de l'assuré ;
éventuellement le nom ou le code de l'intermédiaire ;
la date et l'heure de la prise d'effet stipulée au contrat ;
la date et le motif de la sortie éventuelle ;
la monnaie dans laquelle le contrat est libellé ;
le type de garantie par référence aux catégories d'assurance ;
le montant des limites de garantie, du capital ou de la rente assurée.

c) Registre des sinistres

Les entreprises d'assurance doivent obligatoirement tenir un registre des sinistres qui répond aux caractéristiques ci-dessous exposées.

Les événements et/ou les sinistres faisant jouer ou susceptibles de faire jouer au moins une garantie prévue au contrat, sous un numérotage continu pouvant comprendre plusieurs séries. Cet enregistrement est effectué par exercice de survenance. Il comporte les renseignements suivants : date et numéro de l'enregistrement, numéro de contrat et, en tant que de besoin date de la souscription, nom de l'assuré, date de l'événement. Il en est établi au moins une fois par mois une liste à lecture directe.

Par ailleurs, pour chaque sinistre, un document facilement accessible à partir du numéro d'enregistrement doit donner notamment la description des principaux éléments du sinistre et des réclamations et contentieux, le détail des décaissements et encaissements et, sauf si l'entreprise est dispensée de la méthode dossier par dossier, les évaluations successives des sommes à payer ou à recouvrer.

A la clôture de l'exercice, il est établi pour chaque catégorie d'assurance une liste à lecture directe comportant pour chaque sinistre survenu dans l'exercice, outre le numéro d'enregistrement, les sommes payées au cours de l'exercice, l'évaluation des sommes restant à payer (sauf si l'entreprise est dispensée de la méthode dossier par dossier) et le total de ces éléments; les sinistres survenus au cours des exercices antérieurs et qui n'étaient pas réglés à l'ouverture de l'exercice font l'objet de listes analogues comportant en outre les évaluations à la fin de l'exercice précédent. Ces listes fournissent, s'il y a lieu, en outre, les indications analogues concernant les recours ou sauvetages.

d) Liste des traités de réassurance

Les traités de réassurance et leurs avenants, acceptations, d'une part, cessions et rétrocessions, d'autre part, sont enregistrés par ordre chronologique sous un numérotage continu. Les informations suivantes doivent être portées sur un document pouvant être facilement consulté :

le numéro d'ordre du traité et/ou de l'avenant,
la date de signature,
la date d'effet,
la durée,
le nom du cédant, du cessionnaire ou du rétrocessionnaire,
la nature des risques objets du traité,
la nature du traité,
la date à laquelle l'effet prend fin.

e) Groupement de coassurance ou de co-réassurance

La notion de groupement de coassurance ou de co- réassurance concerne les risques gérés en association ou relevant d'un consortium tels que par exemple l'aviation, les bris de machines, la responsabilité civile décennale. ..

Les entreprises qui participent à des groupements de coassurance et de co-réassurance doivent établir, pour chacun de ces groupements, un document facilement accessible indiquant de manière détaillée le fonctionnement du groupement et le mode de traitement comptable des opérations effectuées par l'entreprise dans le cadre du groupement.

L'entreprise doit être en mesure de justifier de toutes les écritures comptables relatives aux opérations effectuées dans le cadre du groupement, notamment du calcul des provisions.

Enregistrement des opérations-piste d'audit

26. En ce qui concerne l'information comprise dans les états financiers et dans les états, tableaux et documents prévus, un ensemble de procédures de contrôle interne, appelé piste d'audit ou chemin de révision, doit permettre :

de reconstituer dans un ordre chronologique les opérations,
de justifier toute information par une pièce d'origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu au document de synthèse et réciproquement,
d'expliquer l'évolution des soldes d'un arrêté à l'autre en faisant apparaître des mouvements ayant affecté les postes comptables.

L'enregistrement comptable doit mentionner :

la date exacte de l'écriture ;
la codification comptable ou imputation ;
le libellé complet de la nature de l'opération avec la référence de la pièce justificative ;
les autres références: Types de journaux, types de mouvements, types de règlement, exercice, devise, catégories, la contrepartie.

Par ailleurs, un système d'archivage des pièces justificatives doit être mis en place.

Inventaire physique

27. La constitution de la provision pour sinistres à payer peut être réalisée selon deux méthodes. La méthode de l'inventaire permanent et la méthode de l'inventaire intermittent.

La méthode de l'inventaire permanent suppose que les sinistres soient enregistrés et valorisés au " fil de l'eau " et que les provisions pour sinistres à payer soient donc elles-mêmes valorisées au fur et à mesure.

La méthode de l'inventaire intermittent consiste à valoriser les provisions pour sinistres à payer aux seules dates d'arrêtés comptables.

Il est opportun que les sinistres fassent l'objet d'un enregistrement immédiat dans les bases de gestion et qu'une évaluation de ceux-ci soit effectuée dès l'ouverture du dossier sur la base d'un coût moyen ou sur la base de forfaits (assurance non-vie) ou en fonction du capital garanti (assurance vie). Cette évaluation devant être revue périodiquement eu égard aux éléments nouveaux du dossier. Il semble important, dans le cadre d'une entreprise d'assurance non-vie, du fait de la durée importante du cycle sinistre (contrairement à l'activité vie qui a un cycle sinistres très court) de pouvoir connaître très rapidement le montant total des engagements. Le système de l'inventaire permanent apparaît ainsi comme un outil de fiabilisation de l'information financière et de contrôle interne fondamental.

Tenue des comptes en devises

28. Le principe d'une comptabilité pluri- monétaire doit être retenu par les entreprises d'assurance et de réassurance. Les conditions de forme de tenue de cette comptabilité sont celles prévues par la Norme Comptable Générale NC 01. Toutefois, les règles de comptabilisation des opérations conclues en une monnaie autre que le Dinar Tunisien doivent être celles prévues par la norme comptable relative aux opérations en monnaies étrangères.

Documentation de l'organisation et procédures comptables

29. Outre les livres, registres et fichiers devant être tenus obligatoirement par les entreprises d'assurance et/ou de réassurance dont la liste est fixée conformément à la réglementation en vigueur, les entreprises doivent mettre en place un manuel détaillant l'organisation et les procédures comptables. Ce manuel, appuyé des modèles des documents utilisés, doit comporter notamment les rubriques suivantes :

principes comptables généraux codification du Plan Comptable de l'entreprise
règles de fonctionnement des comptes politique d'amortissement des immobilisations
règles d'évaluation des placements
l'évaluation des sinistres et les méthodes de calcul des provisions techniques
description du système comptable appliqué mode et planning de préparation des états financiers.

Date d'application

30. La présente norme est applicable aux états financiers relatifs aux exercices ouverts à partir du 1^er janvier 2001.

Annexes

Annexe 1

Annexe 2

Annexe 3